Fecha pactada Agenda de entregas
Hola, como están hace unos meses nos consultaron sobre un error que se presentaba al momento de reservar turnos de entrega, en realidad no se trataba de un error, se trataba de una falta de consideración en las reservas de horario de entrega, lo que llamamos Fecha Pactada, esta omisión se trataba de que se reservaban los turnos pero si la orden salía del circuito de reparación, el turno seguía reservado, ejemplo, si pactaban una orden para dentro de 20 días, y si se reparaba antes de esos 20 días, el taller en teoría adelanto el trabajo y aunque ya el equipo fue reparado y no debía seguir ocupando la reserva, esta reserva seguía activa y esto no permitía que se ocuparan turnos de equipos que ya fueron procesados, así que nos decidimos en hacer una revisión del sistema de Fechas Pactadas y llegamos a la siguiente decisión.
Agregamos un modulo nuevo que reemplazaría el antiguo sistema de Fechas Pactadas, y lo llamamos Agenda de Entregas, son 5 módulos nuevos integrados en el detalle de las ordenes y reemplazando el sistema de selección de fechas pactadas, Vamos a repasar en este articulo todo lo nuevo respecto a estos módulos nuevos.
Actualización SAT Plus 4.5.5.0
Nuevas funciones
- Agregamos el nuevo modulo de Agenda de Entregas
- Agregamos el modulo de Buscador en Agenda (Ver Agenda)
- Agregamos los feriados en Agenda de Entregas
- Agregamos un nuevo sistema de Feriados Próximos
- Agregamos en la configuración de agenda Tipos de Reserva de Agenda (General – Tipo de Reparación)
- Feriado de Agenda de Entrega (Cerrado)
- Feriado de Agenda de Entrega (Limitado)
- Agregamos un nuevo estado llamado REPROGRAMADO
- Agregamos la Plantilla de Notificaciones para el Estado REPROGRAMADO
- Agregamos un modulo para Reprogramar fechas de entrega
- Nueva Cola de Notificaciones para el Bot de WhatsApp Web
- Ahora se puede cambiar la fecha de vencimiento de las cuentas corrientes
Mejoras Incluidas
- Mejoramos el sistema de búsqueda de preventas (Inventario > Preventas)
- Mejoramos el sistema de comportamiento del BOT de WhatsApp Web
- Mejoramos el buscador integrado en el Administrador de Clientes
- Mejoramos el sistema de formateo de Estados en Carga diaria, Preventas y Buscadores
- Mejoramos el detalle de las cuentas corrientes
- Mejoramos el contraste en los textos rojos en el cierre de punto de venta y en el detalle de las cuentas corrientes
- Humanizamos las fechas de Entrega y los Días en Taller en el Detalle de la orden
- Agregamos un validador para los equipos que se reciben con seriales repetidos (Queremos bajar la incidencia de seriales falsos)
- Agregamos los permisos de uso para usuarios Personalizados de los nuevos módulos AGENDA y FERIADOS
Vamos con los detalles
1- Agregamos el nuevo modulo de Agenda de Entregas
Donde podemos encontrar el modulo nuevo? (En el botón de Agenda de entregas ubicado en la pestaña Recepción del menú lateral y en los selectores de Fecha Pactada)
También en el selector de fecha pactada antiguo y el modulo incorpora todas las fecha del mes en una vista de Calendario Mensual
Como pueden ver en la imagen de arriba, Solo los días que están representados con color verde son seleccionables, Gris representan días anteriores, y los negros días bloqueados
Ahora cambiaremos vía Configuración de Agenda que los días viernes solo puedan recibir 2 equipos, esto hará que se pueda ver que el 18 de Octubre como tenia 2 equipos ahora se vea en Rojo, ósea, que los turnos de ese día ya están completos.
2- Agregamos el modulo de Buscador en Agenda (Ver Agenda)
Podrás ver todas las ordenes que fueron pactadas para ese día, esto lo haces en el botón Ver Agenda, este botón solo se muestra si hay una orden para ese día
En el modulo de Ver agenda, podrás reprogramar las ordenes que selecciones para asignarles una entrega para otro día, también podrás ver los detalles de la orden, tal como si la abrieras por el modulo de Carga diaria o el buscador de ordenes
3- Agregamos los Feriados en Agenda de Entregas
Pensando en que hay algunos días que no se trabaja y no necesariamente son los días que ya están previstos en el modulo de Configuración de Agenda, agregamos un modulo llamado Feriados, en este modulo podrás agregar, editar y eliminar Feriados en la agenda para que no se comprometan equipos en esas fechas en las cuales no se trabaja…
4- Agregamos un nuevo sistema de Feriados Próximos
Los feriados próximos son una lista de feriados en los cuales podrás visualizar los feriados declarados en el país que uses SAT, esta lista la mantenemos nosotros como proveedor de datos y la mantendremos actualizada para que estos mismos datos sean siempre reales, además de que se filtran, si una fecha de feriado próximo es agregada en Feriados Guardados, se elimina automáticamente del mismo listado de Feriados Próximos, Los feriados próximos no se agregan automáticamente a la lista de feriados guardados, deben manualmente agregarlos ustedes
5- Agregamos en la configuración de agenda Tipos de Reserva de Agenda (General – Tipo de Reparación)
SAT Anteriormente siempre mantenía la fecha pactada diferenciada por cada tipo de reparación es decir si los Lunes podías agendar 5 equipos, estos 5 equipos representaban 5 equipos del tipo de reparación especifico al que pertenecían, ahora podrás seleccionar si quieres que la reserva de las entregas sea General (El limite es compartido por todas las reparaciones) o Por Tipo de Reparación (Cada tipo de reparación tendría su propio limite)
6- Feriado de Agenda de Entrega (Cerrado)
El tipo de Feriado Cerrado se refiere al feriado que no permite que se reserven entregas para ese día, esto se aplica para casos de cierre total del servicio técnico
7- Feriado de Agenda de Entrega (Limitado)
Pero también puedes declarar un Feriado Limitado, y aunque sea feriado limitar la cantidad de entregas, ya sea porque se trabaja menos horas ese día o porque no vienen todos los técnicos a trabajar
En los feriados limitados podrás recibir equipos…
Ejemplo de funcionamiento…
Hagamos una edición de feriado cerrado a Feriado limitado
Vamos al Modulo de Feriados y editemos
Seleccionamos el día 12 y editamos
Lo editaremos pero esta vez solo que será un feriado limitado, esto significa que ese feriado, aunque es feriado, se van a poder entregar solo 4 equipos
Como ven, ahora si el día Sábado 12 podrá entregar equipos, pues se hizo un Feriado Limitado y no un Feriado Cerrado
8- Agregamos un nuevo estado llamado REPROGRAMADO
Este estado lo hicimos para poder ver cuantas veces se le cambio de fecha la entrega (Se Reprogramo la Entrega) de una orden, recomendamos que no sean muchas, esto genera descontento en los clientes si el motivo de la reprogramación no se justifica.
Decidimos hace mucho tiempo hacer una subcategoría de estados llamados Estados Duros y Estados Suaves, Reprogramado seria un Estado Suave, esto es porque no determina un cambio importante en su estado en el circuito de reparación, por eso no se muestra en la Carga Diaria General pero si se muestra si es buscado en los detalles de las ordenes, los Estados Duros si son los que determinan el como se comporta una orden en el circuito de reparación.
Tenemos pensados un par de cambios sobre los Estados Duros y Los Estados Suaves pero esto está destinado para la Versión 5 de SAT en 2025
9- Agregamos la Plantilla de Notificaciones para el Estado REPROGRAMADO
Como los estados que son necesarios informar a los clientes, debimos agregar una nueva plantilla de notificación, esto es un adelanto de algunos cambios que vendrán próximamente en versiones futuras de SAT, pero agregamos esta para que se pueda notificar al cliente cuando su orden ha cambiado de fecha de entrega.
Aumentamos el limite de caracteres en las notificaciones, de 750 a 1200
También agregamos 2 meta etiquetas nuevas, Motivo de la Reprogramación y Fecha de Entrega.
10- Agregamos un modulo para Reprogramar fechas de entrega
El Estado Reprogramado se activa con el reprogramador de fechas, esto lo puedes hacer desde la propia orden, mediante el detalle de la orden
También cuando una fecha es cerrada mediante el modulo de Feriados, SAT va a verificar si para ese día hay equipos pactados y te va a sugerir que los cambien de ese día, así podrás generar una reprogramación y el cliente si así lo quieres, podrá enterarse de esta reprogramación mediante una notificación
Esta es la alerta que se muestra cuando se detectan ordenes en ese feriado que ya no podrá entregar equipos.
Una vez confirmado o solicitada la reprogramación podrás visualizar la notificación que se le va a enviar al cliente, esto a fin de poder ver y corregir la notificación o cancelarla, pronto agregaremos esta vista previa a todos los movimientos que notifiquen mediante plantillas, por ahora solo lo probaremos en este modulo ya que es el mas nuevo
Una vez reprogramado, la notificaciones entrara en cola de envio…
11- Nueva Cola de Notificaciones para el Bot de WhatsApp Web
Dos días antes de entregar la actualización en el proceso de Testing que solemos hacer cuando se va a realizar una actualización nos dimos cuenta de una falla que tiene el BOT de notificaciones vía WhatsApp Web y es que si se reprograman varias ordenes en un corto periodo de tiempo o se reenvían varias notificaciones, se envían las notificaciones una detrás de la otra y lo que esto genera es que no se terminan de enviar una notificación cuando ya la siguiente interrumpía el proceso de la anterior y eso nos llevo a tomar la decisión, de retrasar el lanzamiento y de agregar una cola en segundo plano que se encargara de enviar las notificaciones una a una, así que hicimos eso, agregamos un sistema que gestiona junto con los servidores de SAT que notificaciones están en cola y las enviara una por una hasta que todas sean enviadas, incluso si SAT se cierra o si una de las PCs no tiene WhatsApp Web, la siguiente PC de esa sucursal que si tenga WhatsApp Web iniciado, recibirá la Cola de Notificaciones y se encargará de enviarlas, esto también lo hicimos con un sistema de Contra entrega que asegura que solo se envié una vez la notificación.
Por el momento la cola no se puede ver, pero si agregamos un aviso en el Bot de WhatsApp Web donde podrás ver cuantas notificaciones en cola hay
También agregamos un retraso de 5 minutos en los casos que el Bot reciba la instrucción de enviar la notificación mientras estas usando el WhatsApp Web desde SAT, esto hace que si estas escribiendo un mensaje o usando el WhatsApp Web puedas retrasar el envió unos minutos mientras terminas de usar WhatsApp Web…
